منصة التسجيل والدفع والحضور والشهادات
منصة ويب تعمل على الجوال أولًا، تنقل رحلة المتدرب في مركز تدريب أهلي بالرياض من الواتساب والتحويل البنكي وملفات Excel إلى تسجيل ودفع وحضور وشهادات في مكان واحد.
النموذج التفاعلي: 11 شاشة تغطي رحلة المتدرب كاملة، وواجهتي المدرب والإدارة. افتحه على جوالك.
افتح النموذج1ملخص تنفيذي
يدير مركز نَسَق نحو 12 دورة شهريًا بمتوسط 15 متدربًا للدورة. كل تسجيل اليوم يمر بمحادثة واتساب، وتحويل بنكي يُطابَق يدويًا، وإيصال يُرسل كصورة، ثم كشف حضور ورقي وشهادة تُصمَّم يدويًا في Word.
تحدد هذه الوثيقة إصدارًا أول (MVP) يغطي الرحلة كاملة: يجد المتدرب الدورة، ويسجّل بجواله، ويدفع بمدى أو Apple Pay، ويستلم فاتورة ضريبية، ويحضر بتذكرة QR، ويستلم شهادته برمز تحقق. التقدير المبدئي 485–685 ساعة تطوير، أي 8–12 أسبوعًا لفريق من مطوّرَين.
2الوضع الحالي والأهداف
| المشكلة اليوم | الأثر | الهدف في الإصدار الأول |
|---|---|---|
| التسجيل عبر محادثات واتساب | ضياع استفسارات، وتسجيل يستغرق يومًا كاملًا | تسجيل ذاتي في أقل من 5 دقائق |
| تحويل بنكي ومطابقة يدوية | تأخر تأكيد المقاعد، وأخطاء في الإيراد | تأكيد فوري بعد الدفع دون تدخل الموظف |
| حجز مقعد دون دفع | مقاعد محجوزة لا تُدفع، وغياب مرتفع | حجز مؤقت مرتبط بمهلة دفع |
| كشوف حضور ورقية | صعوبة إثبات الحضور عند إصدار الشهادة | حضور رقمي لكل جلسة |
| شهادات تُصمَّم يدويًا | تأخر 3–5 أيام، ولا يمكن التحقق منها | شهادة خلال 24 ساعة من آخر جلسة، برمز تحقق عام |
الأرقام الحالية (12 دورة شهريًا، 15 متدربًا للدورة) مأخوذة من جلسة الاكتشاف وتُراجع مع إدارة المركز قبل الاعتماد.
3المستخدمون والأدوار
| الدور | ماذا يفعل في المنصة | القناة |
|---|---|---|
| الزائر | يتصفح الدورات والمواعيد والأسعار | الجوال والمتصفح |
| المتدرب | يسجّل ويدفع ويعرض تذاكر الحضور ويحمّل الفواتير والشهادات | الجوال أولًا |
| المدرب | يسجّل حضور جلساته ويرى قائمة المتدربين | الجوال داخل القاعة |
| مسؤول التسجيل | يدير الدورات والمجموعات والتسجيلات والاسترداد | لوحة الإدارة على الحاسب |
| المدير | يطّلع على التقارير ويعتمد الاستثناءات | لوحة الإدارة |
الصلاحيات حسب الدور (RBAC): لا يرى المدرب بيانات الدفع، ولا يعدّل مسؤول التسجيل الحضور بعد إغلاق الجلسة إلا بسبب مسجّل.
4نطاق الإصدار الأول (MoSCoW)
Mustضروري للإطلاق
- كتالوج الدورات والبحث والتصفية
- صفحة الدورة بالمواعيد والمقاعد المتبقية
- حساب بالجوال ورمز تحقق (OTP)
- التسجيل مع حجز مؤقت للمقعد
- الدفع بمدى وApple Pay والبطاقات
- فاتورة ضريبية مبسطة وربطها بمنصة «فاتورة»
- «دوراتي» وتذكرة حضور QR
- تسجيل الحضور من المدرب
- شهادات برمز تحقق عام
- لوحة إدارة الدورات والمجموعات والتسجيلات والاسترداد
- تقارير الإشغال والإيراد والحضور
- تنبيهات SMS
Shouldمهم وليس شرطًا للإطلاق
- التقسيط عبر Tabby أو Tamara
- قائمة انتظار للدورات الممتلئة
- تسجيل الشركات لموظفيها دفعة واحدة
- تذكيرات عبر واتساب
- واجهة إنجليزية
- أكواد الخصم
Couldإن سمح الوقت
- تقييم الدورة والمدرب
- عرض التاريخ الهجري بجانب الميلادي
- مشاركة الشهادة على لينكدإن بضغطة
Won'tليس في الإصدار الأول
- محتوى تعليمي أونلاين (LMS)
- تطبيقات جوال أصلية، ويُكتفى بتطبيق ويب قابل للتثبيت (PWA)
- تكامل مع أنظمة جهات حكومية للتدريب
5المتطلبات الوظيفية
صيغة القصة: «بصفتي… أريد… حتى…». ومعايير القبول بصيغة: بافتراض / عندما / فإن.
الكتالوج CAT
بصفتي زائرًا، أريد تصفح الدورات حسب المجال والشهر والفترة، حتى أجد دورة تناسب وقتي.
Mustبافتراض وجود دورات منشورة، عندما أختار مجال «التقنية» وشهر أكتوبر، فإن القائمة تعرض الدورات المطابقة فقط، مع السعر شاملًا الضريبة وعدد المقاعد المتبقية.
بافتراض أن كل مجموعات الدورة ممتلئة، فإن البطاقة تعرض «ممتلئة» ولا يظهر زر التسجيل.
بصفتي زائرًا، أريد رؤية تفاصيل الدورة (المحاور، المدرب، المجموعات، رقم اعتماد البرنامج)، حتى أقرر قبل الدفع.
Mustالحساب والتسجيل REG
بصفتي متدربًا، أريد الدخول برقم جوالي ورمز تحقق دون كلمة مرور، حتى أسجّل بسرعة.
Mustبافتراض رقم جوال سعودي بصيغة 05XXXXXXXX وموافقتي على إشعار الخصوصية، عندما أطلب الرمز، فإن رمزًا من 4 أرقام يصلني برسالة SMS ويبقى صالحًا 5 دقائق.
عندما أُدخل رمزًا خاطئًا 3 مرات، فإن الطلب يتوقف 15 دقيقة مع رسالة توضح وقت المحاولة التالية.
بصفتي متدربًا، أريد حجز مقعد في مجموعة محددة، حتى أضمن مكاني أثناء إتمام الدفع.
Mustعندما أضغط «سجّل الآن»، فإن المقعد يُحجز لي 15 دقيقة مع عدّاد ظاهر (BR-02).
بافتراض أنني مسجّل في المجموعة نفسها، فإن النظام يمنع التسجيل المكرر ويعرض تسجيلي الحالي.
الدفع والفواتير PAY
بصفتي متدربًا، أريد الدفع بمدى أو Apple Pay أو بطاقة ائتمانية، حتى يتأكد تسجيلي فورًا.
Mustعندما ينجح الدفع، فإن حالة التسجيل تصبح «مؤكد»، وتصدر فاتورة ضريبية مبسطة، وتصلني رسالة SMS بالتفاصيل.
عندما يفشل الدفع، فإن رسالة تشرح السبب وتقترح طريقة أخرى، ويبقى المقعد محجوزًا حتى نهاية المهلة.
بصفتي مسؤولًا ماليًا، أريد إصدار فاتورة ضريبية مبسطة لكل عملية دفع وإبلاغ منصة «فاتورة» بها، حتى يلتزم المركز بمتطلبات الفوترة الإلكترونية.
Mustعندما تصدر الفاتورة، فإن بها رقمًا تسلسليًا ورمز QR والرقم الضريبي للمركز والمبلغ قبل الضريبة وضريبة 15% والإجمالي، وتُبلَّغ للمنصة خلال 24 ساعة.
بصفتي متدربًا، أريد تقسيط رسوم الدورة على دفعات، حتى أسجّل في الدورات الأعلى سعرًا.
Shouldالحضور ATT
بصفتي متدربًا، أريد تذكرة حضور QR في «دوراتي»، حتى أدخل القاعة دون توقيع ورقي.
Mustبصفتي مدربًا، أريد تسجيل الحضور بمسح التذكرة أو يدويًا من القائمة، حتى يُحتسب حضور كل متدرب في كل جلسة.
Mustبافتراض أن الجلسة اليوم، عندما أمسح تذكرة صالحة، فإن المتدرب يُسجَّل «حاضرًا» ويرتفع العدّاد.
عندما يُعدَّل الحضور يدويًا بعد إغلاق الجلسة، فإن النظام يطلب السبب ويحفظه في سجل التدقيق (BR-08).
الشهادات CRT
بصفتي متدربًا، أريد استلام شهادتي تلقائيًا بعد آخر جلسة، حتى أستخدمها فورًا في سيرتي الذاتية.
Mustبافتراض أن حضوري 80% أو أكثر (BR-04)، عندما تُغلق آخر جلسة، فإن شهادة PDF تصدر خلال 24 ساعة، برمز تحقق ورقم اعتماد البرنامج.
عندما يفتح أي شخص رابط التحقق، فإن الصفحة تعرض الاسم والدورة وتاريخ الإصدار فقط، دون أي بيانات أخرى.
الإدارة والتقارير ADM
بصفتي مسؤول تسجيل، أريد إنشاء المجموعات وتحديد المدرب والقاعة والسعة والحد الأدنى والمواعيد، حتى تُنشر للتسجيل مباشرة.
Mustبصفتي مسؤول تسجيل، أريد إلغاء تسجيل واسترداد المبلغ حسب السياسة، أو نقل المتدرب لمجموعة أخرى، حتى أعالج الطلبات دون الرجوع للمحاسب.
Mustعندما ألغي تسجيلًا، فإن النظام يحسب المبلغ المسترد تلقائيًا حسب BR-03، ويصدر إشعارًا دائنًا، ويحرر المقعد.
بصفتي مديرًا، أريد تقارير الإشغال والإيراد ونسب الحضور لكل دورة ومجموعة، حتى أقرر أي الدورات أكرر وأيها أوقف.
Mustبصفتي متدربًا، أريد تذكيرًا قبل الجلسة الأولى بـ 24 ساعة، حتى لا أنسى الموعد والمكان.
Must6قواعد العمل
| المعرّف | القاعدة |
|---|---|
| BR-01 | الأسعار تُعرض شاملة ضريبة القيمة المضافة 15%، والفاتورة تفصل المبلغ قبل الضريبة وقيمة الضريبة. |
| BR-02 | المقعد يُحجز مؤقتًا 15 دقيقة أثناء الدفع، ثم يُحرَّر تلقائيًا إن لم يكتمل. |
| BR-03 | الإلغاء قبل 7 أيام أو أكثر من بداية المجموعة: استرداد كامل. من 3 إلى 6 أيام: استرداد 50%. أقل من 3 أيام: لا استرداد، مع إمكانية النقل لمجموعة أخرى مرة واحدة دون رسوم. |
| BR-04 | تصدر الشهادة لمن يحضر 80% أو أكثر من جلسات المجموعة. |
| BR-05 | عند امتلاء المجموعة تُفتح قائمة انتظار. إذا تحرر مقعد يُبلَّغ أول شخص في القائمة وله 12 ساعة لإتمام الدفع. |
| BR-06 | إذا لم يبلغ عدد المسجلين الحد الأدنى قبل 5 أيام من البداية، تُلغى المجموعة ويُسترد المبلغ كاملًا للجميع. |
| BR-07 | رقم الجوال هو المعرّف الأساسي للمتدرب، ولا يُسمح بحسابين لنفس الرقم. |
| BR-08 | أي تعديل يدوي على الحضور أو المدفوعات يُحفظ في سجل التدقيق باسم المستخدم والوقت والسبب، ولا يمكن حذفه. |
نسب الاسترداد في BR-03 ونسبة الحضور في BR-04 مقترحة، وتعتمدها إدارة المركز قبل التطوير.
7نموذج البيانات ودورة حياة التسجيل
«التسجيل» هو الكيان المحوري: يربط المتدرب بالمجموعة، وتتعلق به المدفوعات والحضور والشهادة.
| الكيان | أهم الحقول | العلاقات |
|---|---|---|
| الدورة | العنوان، المجال، عدد الساعات، السعر، رقم اعتماد البرنامج، الحالة | لها مجموعات متعددة |
| المجموعة | الدورة، المدرب، القاعة، الفترة، السعة، الحد الأدنى، الحالة | لها جلسات متعددة وتسجيلات متعددة |
| الجلسة | المجموعة، التاريخ، وقت البداية والنهاية، الحالة (مفتوحة / مغلقة) | يُسجَّل عليها الحضور |
| المتدرب | الاسم، الجوال، البريد، الموافقات وتاريخها | له تسجيلات متعددة |
| التسجيل | المتدرب، المجموعة، الحالة، وقت انتهاء الحجز، المصدر | له مدفوعات وسجلات حضور وشهادة واحدة كحد أقصى |
| الدفعة | التسجيل، المبلغ، الطريقة، مرجع البوابة، الحالة | تقابلها فاتورة، وقد يقابلها إشعار دائن |
| الفاتورة | الرقم التسلسلي، المبلغ قبل الضريبة، الضريبة، QR، حالة الإبلاغ لمنصة «فاتورة» | تتبع دفعة واحدة |
| الحضور | التسجيل، الجلسة، الحالة، الطريقة (QR / يدوي) | سجل لكل متدرب في كل جلسة |
| الشهادة | التسجيل، رمز التحقق، تاريخ الإصدار، رابط PDF | تتبع تسجيلًا واحدًا |
| سجل التدقيق | المستخدم، الإجراء، الكيان، القيمة قبل وبعد، السبب، الوقت | غير قابل للتعديل |
دورة حياة التسجيل
8المتطلبات غير الوظيفية والامتثال
| المعرّف | المجال | المتطلب |
|---|---|---|
| NFR-01 | الأداء | صفحات الكتالوج والدورة تُحمَّل في أقل من ثانيتين على شبكة 4G. |
| NFR-02 | التوفر | 99.5% شهريًا، مع نسخ احتياطي يومي يُحتفظ به 30 يومًا. |
| NFR-03 | الأمان | دخول برمز تحقق، وصلاحيات حسب الدور، وتشفير البيانات أثناء النقل والتخزين. لا تُخزَّن بيانات البطاقات في المنصة إطلاقًا، فبوابة الدفع تتولاها. |
| NFR-04 | حماية البيانات الشخصية | موافقة صريحة وإشعار خصوصية بالعربية والإنجليزية وقت جمع البيانات. جمع الحد الأدنى من البيانات اللازمة. إتاحة طلبات الاطلاع والتصحيح والحذف. إجراء موثّق للإبلاغ عن أي تسرب خلال 72 ساعة. |
| NFR-05 | الاستضافة | يُفضَّل مركز بيانات داخل المملكة لتفادي اشتراطات نقل البيانات الشخصية للخارج. |
| NFR-06 | اللغة والواجهة | عربية من اليمين لليسار أولًا، ومصممة للجوال أولًا، وتباين ألوان يحقق WCAG AA. |
| NFR-07 | قابلية التدقيق | سجل تدقيق لكل عمليات الدفع والاسترداد والحضور اليدوي، كما في BR-08. |
أصبح النظام نافذًا بالكامل في 14 سبتمبر 2024. من أبرز التزاماته: الموافقة كأساس افتراضي للمعالجة، وإشعار واضح وقت جمع البيانات، وإبلاغ الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا) عن أي تسرب خلال 72 ساعة، وضوابط على نقل البيانات خارج المملكة.
9التكاملات
| التكامل | الغرض | الأولوية | ملاحظات |
|---|---|---|---|
| بوابة دفع مرخّصة محليًا | مدى، Apple Pay، البطاقات | Must | أمثلة: Moyasar، HyperPay، PayTabs، Tap. مدى يتطلب بوابة مرخّصة داخل المملكة. |
| منصة «فاتورة» | إبلاغ الفواتير الضريبية المبسطة | Must | يتوقف على موقف المركز من المرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية. |
| مزود رسائل SMS محلي | رموز التحقق والتنبيهات | Must | باسم مرسل مسجّل للمركز. |
| Tabby / Tamara | التقسيط | Should | بعض البوابات تدعمهما مباشرة، مثل HyperPay. |
| WhatsApp Business API | التذكيرات | Should | بقوالب رسائل معتمدة. |
الموجة 24 من مرحلة الربط (المرحلة الثانية) شملت المنشآت التي تجاوزت إيراداتها الخاضعة للضريبة 375,000 ريال في أي من الأعوام 2022 أو 2023 أو 2024، وموعد الالتزام بها 30 يونيو 2026.
معالجة مدفوعات مدى تتطلب بوابة مرخّصة من البنك المركزي السعودي (ساما)، واختبارها ببطاقات مدى التجريبية وليس Visa فقط.
10خارج النطاق
- أي محتوى تعليمي أونلاين أو بث مباشر للجلسات.
- تطبيقات iOS وAndroid أصلية.
- تكامل مع أنظمة جهات حكومية للتدريب أو الدعم.
- المحاسبة العامة للمركز، فالمنصة تصدر الفواتير فقط وتصدّر تقارير الإيراد.
- إدارة رواتب المدربين.
11خارطة التنفيذ وتقدير الجهد
| الوحدة | المرحلة | الساعات (أدنى – أعلى) |
|---|---|---|
| التصميم وواجهات المستخدم انطلاقًا من النموذج | 1 | 40 – 60 |
| الحسابات ورمز التحقق والصلاحيات | 1 | 30 – 40 |
| الكتالوج وصفحة الدورة | 1 | 30 – 40 |
| التسجيل والحجز المؤقت | 1 | 40 – 50 |
| تكامل بوابة الدفع | 1 | 40 – 60 |
| الفواتير والربط مع «فاتورة» | 2 | 50 – 80 |
| الحضور وتذاكر QR | 2 | 30 – 40 |
| الشهادات وصفحة التحقق | 2 | 25 – 35 |
| لوحة الإدارة (الدورات، المجموعات، التسجيلات، الاسترداد) | 1–3 | 80 – 110 |
| التقارير | 3 | 25 – 35 |
| تنبيهات SMS | 2 | 15 – 25 |
| الاختبار وضمان الجودة | 1–3 | 60 – 80 |
| النشر والإعداد والإطلاق | 3 | 20 – 30 |
| الإجمالي | 485 – 685 |
| المرحلة | الأسابيع | النتيجة |
|---|---|---|
| 1 · الأساس | 1–4 | المتدرب يتصفح ويسجّل ويدفع، والإدارة تنشر الدورات. |
| 2 · التشغيل | 5–8 | الفواتير والحضور والشهادات والتنبيهات تعمل. |
| 3 · الإطلاق | 9–12 | لوحة الإدارة كاملة، والتقارير، واختبار القبول، والإطلاق. |
التقدير لمتطلبات Must فقط، ولفريق من مطوّرَين بدوام كامل مع مختبر بدوام جزئي. متطلبات Should تُقدَّر بعد اعتماد هذه الوثيقة. المدة لا تشمل فتح حساب التاجر لدى بوابة الدفع.
12المخاطر والأسئلة المفتوحة
| البند | النوع | الإجراء المقترح |
|---|---|---|
| هل المركز ضمن المرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية؟ | سؤال مفتوح | تأكيد مع محاسب المركز قبل المرحلة 2. |
| هل كل البرامج معتمدة من المؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني؟ | سؤال مفتوح | حصر أرقام الاعتماد، لأنها تُطبع على الشهادة. |
| تأخر فتح حساب التاجر لدى بوابة الدفع | مخاطرة | البدء في إجراءاته فور اعتماد الوثيقة، بالتوازي مع التطوير. |
| حجم تسجيل الشركات لموظفيها | سؤال مفتوح | إذا كان أكثر من ربع الإيراد، تُرفع أولويته إلى Must. |
| جمع رقم الهوية أو الإقامة | سؤال مفتوح | لا يُجمع إلا إذا تطلبته الشهادة، التزامًا بمبدأ الحد الأدنى من البيانات. |
المؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني هي جهة ترخيص مراكز التدريب الأهلية واعتماد برامجها، والبرامج المعتمدة هي التي تمنح شهادات معترفًا بها في سوق العمل. لذلك يحفظ النظام رقم اعتماد كل برنامج ويطبعه على الشهادة.